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Cada organización y empresa necesita una política clara para el manejo de los visitantes, esta es vital para la seguridad de sus empleados, clientes y activos en el lugar de trabajo. Por supuesto, la naturaleza de sus políticas de visitante dependerá del tipo y tamaño de su oficina. Estas políticas en el lugar de trabajo protegen a los visitantes, empleados, mantienen segura su información confidencial y al negocio en general. Los visitantes pueden lastimarse, lastimar a otros o causar daños a la propiedad.

También existe el riesgo de robo (intelectual o físico), sabotaje e incluso terrorismo. Si bien cada organización requiere algo diferente. Los procedimientos de los ANFITRIONES en una pequeña firma probablemente sean muy diferentes de los de un gran fabricante. Pero independientemente de en qué negocio se encuentre, hay ciertas cuestiones comunes que se deben abordar.

La protección de la propiedad intelectual y otra información confidencial es una gran preocupación para muchas empresas. Como tal, pueden tener restricciones particulares para los visitantes. Se deben de especificar detalles tales como el uso apropiado de su red y tecnología wi-fi por parte de los huéspedes, así como cualquier restricción en la fotografía y / o el equipo de grabación. Ciertos invitados deben firmar acuerdos de no divulgación

Si no tiene una política de visitantes, ahora es el momento de crear una. Y si tiene una, siempre es una buena idea volver a revisarla y actualizarla periódicamente. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a hacer eso.

Restringir el acceso a la oficina

Su política de visitantes debe incluir información sobre qué áreas de la oficina están abiertas para qué tipo de invitados. Por ejemplo, las salas de conferencias pueden estar abiertas para todos los visitantes, mientras que las oficinas de apoyo pueden no estar disponibles. Algunas áreas, como instalaciones de fabricación esterilizadas o salas que almacenan información confidencial, pueden estar fuera del alcance de todos los visitantes. En general, un cierto nivel de acceso restringido más allá de la Recepción es una práctica común en el lugar de trabajo.

Aclarar los procedimientos de autorización.

¿Quién tiene la autoridad para aprobar visitas a la oficina?

Asegúrese de que esté claro quién tiene la autoridad para aprobar a los visitantes de la oficina. En algunos casos, cualquier miembro del personal puede tener la capacidad de autorizar y admitir invitados. En otros, la responsabilidad puede recaer en el departamento de seguridad, gerentes o recepcionistas. Lo importante es aclarar quién puede permitir que los visitantes ingresen al lugar de trabajo.

Mantener un registro de los visitantes.

Sepa quién está en su oficina en todo momento. Un procedimiento de registro, a menudo acompañado por una prueba de identificación, puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los invitados. También puede ser crucial para saber quién está en su oficina en caso de una emergencia. Un registro digital del visitante es particularmente ventajoso. Elimina los riesgos de confidencialidad y permite registros de fácil acceso para futuras referencias.

El software de gestión de visitantes SGV es una versión electrónica de la hoja de registro de visitantes (o libro de registro de visitantes) que se ha utilizado en edificios durante años y se implementa con más frecuencia en el mundo de los negocios. Aunque es más costoso que un libro de registro tradicional, un SGV ofrece un proceso de registro más eficiente y completo. Es la forma más segura de registrar a los visitantes que llegan a su oficina y una forma muy asequible de mejorar la administración y la seguridad de los visitantes de su empresa. El software de gestión de visitantes le permite:

• Saber quién está en el edificio en cualquier día / hora
• Proporcionar una forma estándar para registrar visitantes
• Imprima credenciales de visitante de aspecto profesional que incluyen información crítica
• Mejora los resultados de tu empresa.

Dirigir diferentes tipos de visitantes

Diferentes tipos de visitantes pueden requerir un tratamiento diferente. En términos de no empleados, ¿desea tratar a amigos y familiares de manera diferente a otros huéspedes? ¿Qué hay de los vendedores, contratistas o entrevistados? Es posible que también deba considerar diferentes tipos de empleados, como trabajadores temporales, exempleados y empleados que visitan durante horas no laborables. Los visitantes de un edificio de oficinas vienen en muchas formas diferentes. Algunos tipos diferentes incluyen invitados de negocios, posibles nuevas contrataciones, personal de mensajería y miembros de la familia de los empleados. Algunos visitantes son habituales, mientras que otros visitan sólo una vez y nunca se les ve nuevamente en las instalaciones. Independientemente de en qué negocio se encuentre, hay ciertos problemas de seguridad que debe abordar con respecto a los visitantes.

Las siguientes reglas se aplican a todo tipo de visitantes:

Diferentes tipos de visitantes tienen acceso diferente a ciertas áreas del edificio y, por lo tanto, pueden requerir un tratamiento y una identificación diferentes. Identificar claramente el tipo de visitante permitirá a cualquier persona que se encuentre con esa persona saber si esta permitida su presencia en el área. Los proveedores, contratistas, trabajadores temporales, pasantes, entrevistados y la familia de empleados son todas las categorías por considerar. Debe tener un pase distintivo para cualquier tipo de grupo que venga a su edificio.

Este enfoque es una forma rentable y relativamente simple de promover el reconocimiento fácil de los huéspedes. Con un sistema de gestión de visitantes, las credenciales se pueden integrar sin problemas en el proceso de registro.

 3.- Los empleados siempre deben atender a sus visitantes mientras están dentro de nuestras instalaciones.

Se pueden hacer arreglos especiales para acomodar a los contratistas requeridos para asignaciones a largo plazo, pero estos acuerdos deben ser aprobados por el Director de Seguridad.

4-. Fotografías

No se pueden tomar fotografías sin la aprobación previa del departamento legal o del Director de Seguridad. Además, las fotografías permitidas no pueden publicarse sin la aprobación previa del Director de Marketing.

5-. No divulgación

En caso de instalaciones de alta seguridad, todos los visitantes deben firmar un NDA (acuerdo de no divulgación) al momento del registro.

Las políticas de uso de Internet, protección de datos y confidencialidad cubren temporalmente a nuestros visitantes.

Mientras están en las instalaciones de la empresa. No deben hacer mal uso de nuestra conexión a internet

6-. Acceso de invitados a Internet

Los visitantes que requieren acceso a Internet reciben un nombre de usuario y una contraseña para la red inalámbrica del anfitrión. En ningún momento se permite que un invitado acceda al programa de intranet de la empresa con su computadora portátil u otro dispositivo móvil.

Haz que los visitantes se sientan bienvenidos.

Una gran cantidad de esfuerzo y planificación implica un plan de seguridad sobre qué hacer con las personas cuando llegan al sitio, pero ¿qué ocurre desde el punto de vista del visitante? ¿Se están abordando las necesidades de los visitantes? Aquí hay algunas maneras de mejorar la experiencia de los visitantes cuando llegan a sus instalaciones y responder sus preguntas sobre qué hacer una vez que llegan:

• Comuníquese con los visitantes, antes de su visita planificada, las instrucciones para llegar a las instalaciones, dónde estacionar y qué entrada usar.
• Una vez en la instalación, provea carteles que expliquen a dónde ir.
• Cree un lobby acogedor con sillas cómodas, refrigerios y materiales de lectura actualizados mientras esperan.
• Haga un seguimiento después de su visita para ver si hay áreas de mejora para la experiencia de sus visitantes.

Una vez que haya redactado una política de visitantes sólida, asegúrese de que sus empleados estén familiarizados con ella. No desea arriesgarse a una violación de seguridad porque alguien, sin saberlo, abre una puerta lateral o invita a alguien a un área segura sin autorización. La capacitación y la educación garantizarán que todos los miembros de su personal conozcan los procedimientos correctos, minimizando así los riesgos de seguridad y ayudando a que las interacciones con los visitantes funcionen sin problemas. No olvide crear una experiencia acogedora para sus invitados.

Sí, la seguridad es el objetivo principal de una política de visitantes. Pero no olvide que también desea que los visitantes se sientan bienvenidos cuando ingresen a su área de recepción. Si bien puede que no forme parte de su política oficial de visitantes, todos los invitados deben recibir asistencia con prontitud y eficiencia. Deben tener una oportunidad inmediata para registrarse y deben ser conectados rápidamente con el miembro del personal apropiado. Un sistema automatizado de gestión de visitantes como VISITOR WEB agiliza el proceso de registro de visitas, lo que ayuda a que sus visitas sean seguras y agradables.

Para elegir un Sistema de Control de Visitantes es necesario llevar a cabo un análisis de las necesidades específicas de la organización, las funcionalidades requeridas, y tomar también en cuenta los aspectos de seguridad, protección de datos e imagen de la empresa. Los sistemas de control de visitantes mejoran el flujo de visitantes a sus instalaciones a la vez que reducen la carga administrativa y aumentan la seguridad.

El Sistema de Control de Visitantes representa la primera interacción que un visitante tendrá con su empresa y la experiencia deberá ser amable y ágil.  No debe tomar más de 15 a 20 segundos para que un visitante se registre. Una solución de administración de visitantes que ofrece funciones de nivel empresarial con un desempeño ágil será la mejor solución. Un sistema verdaderamente excelente ofrecerá una funcionalidad compleja   sin comprometer la facilidad de uso.

Registro de invitados

El Sistema de Control de Visitantes permite el registro automático de visitantes, la reservación y confirmación previa de una cita, alertar automáticamente a los empleados cuando lleguen sus visitantes. Se podrá recopilar información, tal como la cantidad de invitados por día y el tiempo que los huéspedes pasan en el lugar, los reportes que se pueden emitir, los informes de   ubicaciones y tipos de visitantes. Se podrá saber ¿Quien recibió que visitantes? ¿Quienes son los visitantes frecuentes?, se pueden detectar múltiples visitas de proveedores etc. Dar seguimiento sobre el tiempo que los invitados han estado en el sitio.

Reportes

Compruebe qué tan rápido y fácil es acceder e imprimir informes sobre la presencia física de los visitantes: este es el informe más importante para garantizar la seguridad de sus visitantes.   En algunos casos, los gerentes requerirán una lista de los contratistas que han estado en el sitio (como los limpiadores fuera del horario de oficina para asegurarse de que están cumpliendo con los horarios contratados).

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La autenticación  de los usuarios de dispositivos móviles es un problema que no ha sido resuelto aún de manera satisfactoria. Los dispositivos móviles son proclives a ser extraviados o robados, lo que requiere la protección contra el acceso no autorizado a sus datos, aplicaciones y conectividad. Sin embargo, los usuarios de móviles requieren acceso frecuente por períodos breves, por lo que la introducción repetida  de contraseñas es inconveniente.

De acuerdo con un estudio de investigación 2015 sobre los efectos de la tecnología de autenticación basada en huellas dactilares-touch id de Apple, señala que más del 20% de los usuarios de iphone siguen considerando los NIPs como  inútiles y el 30% de las empresas no requieren que sus empleados utilicen al menos un código de acceso alfanuméricos, es decir, cadenas de letras y números.

NIPs y códigos de acceso alfanuméricos son triviales para activar, pero también son relativamente débiles en gran parte debido a las formas en que tienden a ser utilizados. Los usuarios pueden compartir y reutilizar NIPs y contraseñas a través de múltiples dispositivos, lo que aumenta el riesgo.

A pesar de contraseñas alfanuméricas son más duras de roer, demasiados usuarios  toman decisiones fáciles de adivinar, como “123456” o “password”. Por estas razones, las mejores prácticas de autenticación móvil incluyen la formulación y cumplimiento del uso de un código de acceso con requisitos de longitud y complejidad, junto con un número máximo de reintentos antes de que el dispositivo se bloquee, políticas que permiten crear contraseñas difíciles de adivinar.

Hace varios años, Android abrió el camino hacia la biometría integrando   face unlock, que utiliza la cámara y la tecnología de reconocimiento facial de un dispositivo móvil para escanear y autenticar a los usuarios. Las primeras versiones de esta aplicación de seguridad eran demasiado fáciles de engañar, una imagen del usuario autorizado podría ser suficiente para desbloquear el teléfono y aunque la funcionalidad ha mejorado, no ha sido adoptado ampliamente.

El uso de los sistemas biométricos para la identificación de personal ha aumentado significativamente en los últimos años utilizándose para controlar accesos tanto físicos como lógicos y para la protección de datos. El uso de la huella digital para la autenticación de un usuario está siendo utilizado en comercios, bancos e industrias y otras múltiples organizaciones.
Como no existe un estándar internacional para la identificación de huellas digitales, tal como si existe para la codificación de bandas magnéticas o diferentes códigos de barras, cada fabricante desarrolló su propio algoritmo de análisis de huella digital por lo que existen infinidad de productos con diferentes sistemas de análisis (algoritmos) y los equipos de diversos fabricantes no pueden ser usados en combinación pues como se dijo, la forma de analizar las huellas digitales es diferente. En los equipos de cada fabricante se generan plantillas que no pueden ser utilizadas en otros equipos. Esta es una situación que no tendrá una solución en el futuro próximo.
Los sensores de huella digital adquieren la información sobre las características de una huella determinada y la envían a una computadora para su análisis y autenticación o rechazo. Existen también terminales con microprocesadores que pueden llevar a cabo este análisis y llevar a cabo la autenticación. Esto quiere decir que hoy en día el sensor se utiliza únicamente para adquirir las características de la huella digital para su posterior análisis. Esta forma de trabajo se denomina en ingles Match on Anfitrion. Esto puede llevar a que las plantillas de huella digital que se almacenan en la base de datos de la computadora o de la terminal biométrica sean susceptibles de manipulación, sustitución y /o robo, lo que afecta la seguridad de los datos.
Una nueva generación de sensores, efectúa directamente en el sensor la tarea de llevar a cabo la autenticación por medio de un microprocesador de alta velocidad que integra directamente funciones de gestión biométrica tales como el análisis algorítmico de las características de la huella y la creación de la plantilla, con capacidades criptográficas de alto rendimiento. Esto se logra generando en el circuito integrado del sensor un microprocesador con las capacidades adecuadas para llevar a cabo estas tareas.
Este diseño proporciona un alto nivel de seguridad al integrar tanto las funciones del sensor para la captura de las características de la huella digital como las funciones de procesamiento de la información biométrica en un solo entorno de estado sólido. De esta manera, los datos de la huella y el entorno de ejecución están aislados físicamente del sistema operativo de la maquina anfitrión, haciendo imposible la penetración y falsificación de los datos biométricos.
Las ventajas de esta forma de operar, denominada Match on Sensor son:
• El sensor realiza la identificación biométrica de forma autónoma sin depender de datos proporcionados por el anfitrión que podrían estar comprometidos.
• Hay capacidad para verificar con precisión la autenticidad, ya que tanto el alta del usuario como la autenticación se hace en el mismo sensor.
• Incluso si el sistema anfitrión está completamente comprometido por un ataque con éxito de cualquier tipo u origen, es extremadamente difícil forzar la autenticación para generar un resultado positivo falso, reproducir un resultado anterior o cualquier otra forma alterar o manipular el resultado. Esto asegura que el subsistema de autenticación seguirá siendo seguro incluso en un escenario adverso.
• Con respecto a la información biométrica del usuario, la protección se ve reforzada a través de un número de funcionalidades. En primer lugar, los datos dactiloscópicos, incluyendo todas las características extraídas de ellos y todas las plantillas creadas, se procesan sólo dentro de la CPU de los sensores y quedan almacenados en el chip. Ninguna parte esta información es compartida o expuesta al dispositivo anfitrión. Además, la base de datos de inscripción se encuentra en la memoria flash privada, aislada y físicamente accesible sólo por el sensor y las plantillas se cifran por el sensor usando algoritmos propietarios y claves criptográficas fuertes antes de ser almacenado en la memoria flash privada.

Al igual que con las disposiciones a nivel de sistema, incluso si el host llegra a estar completamente comprometido por un ataque con éxito, el atacante no puede extraer ninguna información biométrica del usuario, evitando lo que sería sin duda una de las formas más invasivas de robo de identidad imaginable.
Fuente: http://electronicdesign.com/embedded/what-s-difference-between-match-host-and-match-sensor-fingerprint-authentication