Cada organización y empresa necesita una política clara para el manejo de los visitantes, esta es vital para la seguridad de sus empleados, clientes y activos en el lugar de trabajo. Por supuesto, la naturaleza de sus políticas de visitante dependerá del tipo y tamaño de su oficina. Estas políticas en el lugar de trabajo protegen a los visitantes, empleados, mantienen segura su información confidencial y al negocio en general. Los visitantes pueden lastimarse, lastimar a otros o causar daños a la propiedad.

También existe el riesgo de robo (intelectual o físico), sabotaje e incluso terrorismo. Si bien cada organización requiere algo diferente. Los procedimientos de los ANFITRIONES en una pequeña firma probablemente sean muy diferentes de los de un gran fabricante. Pero independientemente de en qué negocio se encuentre, hay ciertas cuestiones comunes que se deben abordar.

La protección de la propiedad intelectual y otra información confidencial es una gran preocupación para muchas empresas. Como tal, pueden tener restricciones particulares para los visitantes. Se deben de especificar detalles tales como el uso apropiado de su red y tecnología wi-fi por parte de los huéspedes, así como cualquier restricción en la fotografía y / o el equipo de grabación. Ciertos invitados deben firmar acuerdos de no divulgación

Si no tiene una política de visitantes, ahora es el momento de crear una. Y si tiene una, siempre es una buena idea volver a revisarla y actualizarla periódicamente. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a hacer eso.

Restringir el acceso a la oficina

Su política de visitantes debe incluir información sobre qué áreas de la oficina están abiertas para qué tipo de invitados. Por ejemplo, las salas de conferencias pueden estar abiertas para todos los visitantes, mientras que las oficinas de apoyo pueden no estar disponibles. Algunas áreas, como instalaciones de fabricación esterilizadas o salas que almacenan información confidencial, pueden estar fuera del alcance de todos los visitantes. En general, un cierto nivel de acceso restringido más allá de la Recepción es una práctica común en el lugar de trabajo.

Aclarar los procedimientos de autorización.

¿Quién tiene la autoridad para aprobar visitas a la oficina?

Asegúrese de que esté claro quién tiene la autoridad para aprobar a los visitantes de la oficina. En algunos casos, cualquier miembro del personal puede tener la capacidad de autorizar y admitir invitados. En otros, la responsabilidad puede recaer en el departamento de seguridad, gerentes o recepcionistas. Lo importante es aclarar quién puede permitir que los visitantes ingresen al lugar de trabajo.

Mantener un registro de los visitantes.

Sepa quién está en su oficina en todo momento. Un procedimiento de registro, a menudo acompañado por una prueba de identificación, puede ayudarlo a realizar un seguimiento de los invitados. También puede ser crucial para saber quién está en su oficina en caso de una emergencia. Un registro digital del visitante es particularmente ventajoso. Elimina los riesgos de confidencialidad y permite registros de fácil acceso para futuras referencias.

El software de gestión de visitantes SGV es una versión electrónica de la hoja de registro de visitantes (o libro de registro de visitantes) que se ha utilizado en edificios durante años y se implementa con más frecuencia en el mundo de los negocios. Aunque es más costoso que un libro de registro tradicional, un SGV ofrece un proceso de registro más eficiente y completo. Es la forma más segura de registrar a los visitantes que llegan a su oficina y una forma muy asequible de mejorar la administración y la seguridad de los visitantes de su empresa. El software de gestión de visitantes le permite:

  • Saber quién está en el edificio en cualquier día / hora
  • Proporcionar una forma estándar para registrar visitantes
  • Imprima credenciales de visitante de aspecto profesional que incluyen información crítica
  • Mejora los resultados de tu empresa.

Agregue un Acuerdo de visitante / Declaración de responsabilidad limitada en el distintivo de visitante.
Esta práctica de seguridad le permite a la organización establecer claramente lo que se espera del visitante mientras está en su propiedad. Esta declaración podría incluir desde proteger los secretos comerciales dentro de la instalación hasta declarar hasta qué punto la organización es responsable por cualquier daño que pueda ocurrir. La organización tiene sus bases cubiertas si requiere que los visitantes acepten esta declaración al iniciar sesión al ingresar a la instalación.

Dirigir diferentes tipos de visitantes

Diferentes tipos de visitantes pueden requerir un tratamiento diferente. En términos de no empleados, ¿desea tratar a amigos y familiares de manera diferente a otros huéspedes? ¿Qué hay de los vendedores, contratistas o entrevistados? Es posible que también deba considerar diferentes tipos de empleados, como trabajadores temporales, exempleados y empleados que visitan durante horas no laborables. Los visitantes de un edificio de oficinas vienen en muchas formas diferentes. Algunos tipos diferentes incluyen invitados de negocios, posibles nuevas contrataciones, personal de mensajería y miembros de la familia de los empleados. Algunos visitantes son habituales, mientras que otros visitan sólo una vez y nunca se les ve nuevamente en las instalaciones. Independientemente de en qué negocio se encuentre, hay ciertos problemas de seguridad que debe abordar con respecto a los visitantes.

Las siguientes reglas se aplican a todo tipo de visitantes:

1-. Los visitantes deben registrarse en la recepción   y mostrar algún tipo de
identificación.

Todos los visitantes deben estar registrados en el sistema de software de gestión de visitantes que es operado por la recepcionista de la entrada principal. El sistema registra el nombre y la afiliación de la empresa de cada visitante, así como el propósito y la duración de su visita.
Decida cómo identificar a los visitantes mientras están en el lugar de trabajo.
Muchas compañías eligen identificar claramente a los visitantes del lugar de trabajo mientras se encuentran en las instalaciones, a menudo a través de credenciales de identificación impresas. Estos pases especiales para visitantes brindan una alerta visual al personal de seguridad. Si su visitante no quiere usar la insignia adhesiva directamente en su ropa, las etiquetas de identificación pueden utilizarse junto con un clip de identificación.

Diferentes tipos de visitantes tienen acceso diferente a ciertas áreas del edificio y, por lo tanto, pueden requerir un tratamiento y una identificación diferentes. Identificar claramente el tipo de visitante permitirá a cualquier persona que se encuentre con esa persona saber si esta permitida su presencia en el área. Los proveedores, contratistas, trabajadores temporales, pasantes, entrevistados y la familia de empleados son todas las categorías por considerar. Debe tener un pase distintivo para cualquier tipo de grupo que venga a su edificio.

Este enfoque es una forma rentable y relativamente simple de promover el reconocimiento fácil de los huéspedes. Con un sistema de gestión de visitantes, las credenciales se pueden integrar sin problemas en el proceso de registro.

2-. Los visitantes recibirán pases y los devolverán a la recepción una vez realizada la visita.

En el registro, cada visitante se toma una foto y se le entrega una identificación con foto. Junto con su foto, la identificación muestra el nombre del visitante y la duración de su visita. El distintivo de visitante debe llevarse en todo momento.

 3.- Los empleados siempre deben atender a sus visitantes mientras están dentro de nuestras instalaciones.

Asegúrese de que los visitantes estén acompañados mientras están en la oficina
Por lo general, es una buena idea asegurarse de que sus invitados no estén deambulando solos, por razones de seguridad y seguridad del visitante. Puede ir un paso más allá y establecer responsabilidades específicas para los empleados que escoltan a un invitado. Por ejemplo, un acompañante puede ser responsable de la evacuación segura del huésped en caso de emergencia, así como de asegurarse de que el huésped cumpla con las políticas de la compañía.
¿Qué deben hacer los empleados si ven a un invitado sin acompañante, o un visitante en un área restringida? ¿Qué tal si ven a un compañero de trabajo violando la política de visitantes? Tener un conjunto claro de pautas en su lugar puede ayudar a eliminar la confusión y mantener su oficina segura. Su política de visitantes también puede incluir un resumen de las consecuencias de la violación.

Se pueden hacer arreglos especiales para acomodar a los contratistas requeridos para asignaciones a largo plazo, pero estos acuerdos deben ser aprobados por el Director de Seguridad.

4-. Fotografías

No se pueden tomar fotografías sin la aprobación previa del departamento legal o del Director de Seguridad. Además, las fotografías permitidas no pueden publicarse sin la aprobación previa del Director de Marketing.

5-. No divulgación

En caso de instalaciones de alta seguridad, todos los visitantes deben firmar un NDA (acuerdo de no divulgación) al momento del registro.

Las políticas de uso de Internet, protección de datos y confidencialidad cubren temporalmente a nuestros visitantes.

Mientras están en las instalaciones de la empresa. No deben hacer mal uso de nuestra conexión a internet

6-. Acceso de invitados a Internet

Los visitantes que requieren acceso a Internet reciben un nombre de usuario y una contraseña para la red inalámbrica del anfitrión. En ningún momento se permite que un invitado acceda al programa de intranet de la empresa con su computadora portátil u otro dispositivo móvil.

Haz que los visitantes se sientan bienvenidos.

Una gran cantidad de esfuerzo y planificación implica un plan de seguridad sobre qué hacer con las personas cuando llegan al sitio, pero ¿qué ocurre desde el punto de vista del visitante? ¿Se están abordando las necesidades de los visitantes? Aquí hay algunas maneras de mejorar la experiencia de los visitantes cuando llegan a sus instalaciones y responder sus preguntas sobre qué hacer una vez que llegan:

  • Comuníquese con los visitantes, antes de su visita planificada, las instrucciones para llegar a las instalaciones, dónde estacionar y qué entrada usar.
  • Una vez en la instalación, provea carteles que expliquen a dónde ir.
  • Cree un lobby acogedor con sillas cómodas, refrigerios y materiales de lectura actualizados mientras esperan.
  • Haga un seguimiento después de su visita para ver si hay áreas de mejora para la experiencia de sus visitantes.

Una vez que haya redactado una política de visitantes sólida, asegúrese de que sus empleados estén familiarizados con ella. No desea arriesgarse a una violación de seguridad porque alguien, sin saberlo, abre una puerta lateral o invita a alguien a un área segura sin autorización. La capacitación y la educación garantizarán que todos los miembros de su personal conozcan los procedimientos correctos, minimizando así los riesgos de seguridad y ayudando a que las interacciones con los visitantes funcionen sin problemas. No olvide crear una experiencia acogedora para sus invitados.

Sí, la seguridad es el objetivo principal de una política de visitantes. Pero no olvide que también desea que los visitantes se sientan bienvenidos cuando ingresen a su área de recepción. Si bien puede que no forme parte de su política oficial de visitantes, todos los invitados deben recibir asistencia con prontitud y eficiencia. Deben tener una oportunidad inmediata para registrarse y deben ser conectados rápidamente con el miembro del personal apropiado. Un sistema automatizado de gestión de visitantes como VISITOR WEB agiliza el proceso de registro de visitas, lo que ayuda a que sus visitas sean seguras y agradables.