Para elegir un Sistema de Control de Visitantes es necesario llevar a cabo un análisis de las necesidades específicas de la organización, las funcionalidades requeridas, y tomar también en cuenta los aspectos de seguridad, protección de datos e imagen de la empresa. Los sistemas de control de visitantes mejoran el flujo de visitantes a sus instalaciones a la vez que reducen la carga administrativa y aumentan la seguridad.

El Sistema de Control de Visitantes representa la primera interacción que un visitante tendrá con su empresa y la experiencia deberá ser amable y ágil.  No debe tomar más de 15 a 20 segundos para que un visitante se registre. Una solución de administración de visitantes que ofrece funciones de nivel empresarial con un desempeño ágil será la mejor solución. Un sistema verdaderamente excelente ofrecerá una funcionalidad compleja   sin comprometer la facilidad de uso.

Registro de invitados

El Sistema de Control de Visitantes permite el registro automático de visitantes, la reservación y confirmación previa de una cita, alertar automáticamente a los empleados cuando lleguen sus visitantes. Se podrá recopilar información, tal como la cantidad de invitados por día y el tiempo que los huéspedes pasan en el lugar, los reportes que se pueden emitir, los informes de   ubicaciones y tipos de visitantes. Se podrá saber ¿Quien recibió que visitantes? ¿Quienes son los visitantes frecuentes?, se pueden detectar múltiples visitas de proveedores etc. Dar seguimiento sobre el tiempo que los invitados han estado en el sitio.

Reportes

Se pueden exportar informes detallados sobre los datos de sus visitantes, incluidos los invitados que se hayan registrado durante un período de tiempo determinado. Esto es útil para examinar las tendencias de los visitantes y también puede ser útil cuando se realizan recuentos en caso de una evacuación. Su registro de visitante debe ser un registro preciso de quién está en sus instalaciones en todo momento. En el caso de una emergencia que requiera una evacuación, un registro preciso del visitante lo ayuda a asegurarse de que todos sean contabilizados.
 Además de proporcionar datos completos sobre los visitantes, un sistema de gestión de visitantes puede ofrecer información valiosa sobre las operaciones comerciales. Comprender el flujo de visitantes y contratistas puede ayudar a maximizar la utilización del espacio y permitir una gestión óptima de las instalaciones.

Compruebe qué tan rápido y fácil es acceder e imprimir informes sobre la presencia física de los visitantes: este es el informe más importante para garantizar la seguridad de sus visitantes.   En algunos casos, los gerentes requerirán una lista de los contratistas que han estado en el sitio (como los limpiadores fuera del horario de oficina para asegurarse de que están cumpliendo con los horarios contratados).

Sistema   basado en la web

Una solución basada en la web permitirá la gestión remota del sistema. Sin software para descargar, opciones de planes múltiples, un sistema WEB ofrece a las organizaciones una nueva herramienta con la máxima flexibilidad basada en la nube a la que se puede acceder desde cualquier navegador web compatible

 

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